Sok vállalkozás használja aktív kommunikációs eszközként az e-mail alapú hírleveleket, viszont sokan nem tudják, milyen fontos, hogy a levelet megfelelő formátumban küldjük el.
Alapvetően két formátum áll rendelkezésünkre, illetve harmadik lehetőségként a két formátum kombinációját választhatjuk.
Egyszerű szöveg formátumú levél
Ugye tudjuk, hogy mi a különbség a Word és a Jegyzettömb között? A Word-del szép színes dokumentumokat tudunk készíteni, míg a Jegyzettömbben jóformán csak gépelni tudunk, maximum sortörésekkel formázhatjuk a szöveget.
Az egyszerű szöveg formátumú levelek az utóbbiakra hasonlítanak. Ezek azok a levelek, amelyek a szövegen és a sortöréseken kívül semmi mást nem tartalmaznak. Nincs betűtípus, nincs dőlt betű, nincs aláhúzás, nincs kép.
Ezeknek a leveleknek az egyik előnye, hogy minden levelező kliensben egyformán – rondán – néznek ki, a másik, hogy minimális a levelek mérete, harmadrészt, ezekben a levelekben lehetetlen olyan kódokat elrejteni az olvasó elöl, amelyek olyan dolgokat okozhatnak az olvasó gépén, amelyet ő nem szeretne.
Marketing szempontból ezeket a leveleket nem szeretjük, hiszen nagyon megnehezítik – vagy mondjuk inkább úgy, szinte teljesen ellehetetlenítik – a „marketingtrükkök” – azaz figyelemfelhívó szövegkiemelések, stb. – alkalmazását.
HTML formátumú levél
Picit leegyszerűsítve, a HTML az a programnyelv, amelyet a weboldalak készítéséhez fejlesztettek ki. Ez az a programnyelv, amelyet később az elektronikus levelezésben is alkalmazni kezdtek.
Minden olyan levél, amely valamilyen formázást – ide értve a betűtípust, a betűk formázását és a színezéseket is –, illetve képeket tartalmaz, biztosan HTML formátumú levél.
Ez az a formátum, amit mi marketingesek nagyon szeretünk, hiszen ennek használatával a hírlevél vizuális megjelenésével is fel tudjuk hívni az olvasó figyelmét például akciónkra. Emellett ennek a formátumnak a segítségével biztosítani tudjuk, hogy levelünk igazodjon a más kommunikációs csatornákon alkalmazott arculathoz.
További fontos kérdések merülnek fel a képekkel kapcsolatban. Alapesetben a hírlevélküldő rendszerek úgy helyezik el a levelekben a képeket, hogy azok valójában nem kerülnek bele a levélbe. A levél kódja csupán egy hivatkozást tartalmaz, amely egy szerveren elhelyezett file-ra mutat. Ennek a módszernek az előnye, hogy kisebb méretű a kiküldött levél, ebből kifolyólag alacsonyabb erőforrásigénye van a küldés folyamatának, illetve kevesebb helyet foglal a fogadó fél postafiókjában is. A hátránya, hogy ha a fogadó fél levelező kliensében – azaz mondjuk az Outlook-ban vagy a Thunderbird-ben – nincs bekapcsolva a képek automatikus megjelentetése, a felhasználó képek helyett üres kockákat lát. Ezért szoktak ezeknek a leveleknek a tetején egy olyan linket elhelyezni, amelyre kattintva a levelet az olvasó egy böngészőben tudja megtekinteni.
A képek megjelenítése ráadásul nem csak esztétikai kérdés. Egyrészt amióta akár a képekben is lehetnek vírusok, azóta a rendszergazdák többsége biztonsági kérdésként is kezeli a teljesen ismeretlen forrásból érkező képek automatikus megjelenítését. Ezért is tiltják le a legtöbb hálózaton a HTML levelek képeinek automatikus megjelenítését. Másrészt a hírlevél statisztikák is a képek megjelenítésével dolgoznak. Ergo, ha nem jelennek meg a képek a levelekben, akkor a kapcsolódó statisztikákban olyan, mintha az adott levelet meg se nyitották volna. (Erről egy későbbi bejegyzésünkben fogunk részletesebben írni.)
Kombinált formátumú levél
A legtöbb hírlevélküldő rendszer támogatja a kombinált formátumú levelek elküldését. Ez azt jelenti, hogy egy levélben mindkét formátumban elküldésre kerül a tartalom. Így akinek a levelező programja úgy van beállítva, hogy az egyszerű szöveg formátumú tartalmat jelenítse meg, annál is megfelelően jelenik meg levelünk. Illetve akinél engedélyezve van a HTML levelek megjelenítése – és számunkra szerencsés esetben a képek automatikus megjelenítése is – annál sem lesz problémánk.
Melyiket válasszuk?
Sok esetben a hírlevél feliratkozásnál a felhasználóra bízzák, hogy ő válassza ki, milyen formátumú levelet szeretne kapni. Mi ezt kevésbé támogatjuk, hiszen nem biztos, hogy a hírlevél feliratkozónk tudja egyáltalán, hogy mit kérdezünk tőle. Persze, ez a megoldás a küldő fél oldaláról nézve kényelmes, mivel, ha ilyenkor reklamáció érkezik a levél megjelenésével kapcsolatban, akkor elháríthatja a felelősséget azzal, hogy ő választotta ezt a lehetőséget. De ugye mi nem ezt a szemléletet szeretnénk követni?
Mi inkább azt javasoljuk, ne bízzuk ezt a döntést a feliratkozókra. Ha lehetőségünk van a kombinált formátumú levelek küldésére, akkor segítsük olvasóinkat azzal, hogy kombinált formátumban küldjük meg nekik leveleinket.
(Amennyiben ez, vagy egy másik blog bejegyzésünk elnyerte tetszését, és nem szeretne lemaradni a későbbi bejegyzéseinkről, javasoljuk, iratkozzon fel hírlevelünkre, vagy kövessen bennünket közösségi oldalaink valamelyikén.)
